전문성 있는 총학생회의 첫걸음, '디지털화'로 시작하자.
문제점 : <총학생회 지출 프로세스>
업무 담당자 지출 결의서 작성 -> 사무국장 승인 -> 중앙집행위원장 승인
-> 총학생회장 승인 -> 지출 요청 -> 사무국 집행 -> 업무 담당자 지출 증빙서 작성
-> 사무국장 승인 -> 중앙집행위원장 승인 -> 총학생회장 승인
총학생회에서 지출이 필요할 경우,대부분이 결재 과정으로 업무가 진행 됩니다. 모든 결재는 서면으로 작성되어야 하기 때문에 행정 처리에 많은 시간과 공수가 소요됩니다. 또한, 총학생회의 지출 내역을 검토하는 전체학생대표자회의에서는 모든 지출 증빙서(영수증 등)가 아닌, 거래 내역을 기준으로만 검토하고 있으며, 실제 해당 지출의 확인을 위해선 총학생회실에 방문하여 실물 확인으로만 가능한 상황입니다.
필요성 : 여러분들의 목소리가 설득력 있게 전달되기 위해서는 우선, 총학생회가 전문성 있는 조직으로 바뀌어야 합니다. 총학생회 업무의 대부분은 아직도 서면으로 이루어집니다. 과거에 머물러져 있는 모든 업무 시스템을 2021년에 걸맞게 변화시키겠습니다.
한정된 인력의 업무 역량을 높이기 위하여 협업툴을 도입하고, 회계 관리의 효율성과 투명성을 높이기 위하여 회계 관리 시스템을 도입하겠습니다. 학우분들께 신뢰받고, 믿고 맡길 수 있는 총학생회가 되게끔 노력하겠습니다.
추진계획
도입 효과
[협업툴 도입]
[회계 관리 시스템 도입]
'단계적 접근법' 도입, 학생들의 의견이 효과적으로 반영될 수 있도록!
문제점 : 지금까지 교내에서 발생하는 문제들을 해결하기 위해서는 의견 수렴을 거쳐 방안을 수립하고, 학교와 협의하기까지 오랜 시간이 소요되었습니다. 학교에서는 문제 개선을 위한 변화에 보수적인 관점에서 방안을 검토하며, 협의 과정을 장기화 시키고, 업무 피로도를 높이게 됩니다. 이는 총학생회의 업무 집중도와 효율성을 떨어트리며, 결과적으로 총학생회가 다양한 분야의 일들을 효과적으로 대응하는 것에 어려움을 갖게 됩니다.
또한, 길어지는 협의 기간동안 학우분들의 생각과 의견이 변화 하더라도 협의 과정에 녹아내리기는 어려우며, 그렇게 오랜 시간을 거쳐 만들어진 개선안이 학우분들에게 실효성이 없는 결과로 나타날 수 있습니다.
필요성 : 소통으로 시작하여 교육 제도부터 문화 복지, 환경과 주거까지 총학생회가 다양한 분야의 일들을 효율적으로 진행하고, 학우분들과 지속적으로 소통하며, 최대한 많은 분들께서 만족하실 수 있는 결과를 얻기 위해서는 모든 것들을 한번에 변화시키는 것이 아닌 단계적 접근이 필요합니다.
또한, 보수적인 관점의 학교를 설득하고 변화를 이끌기 위해서 역시도 갑작스러운 큰 변화보다는 새로운 변화에 대한 문제점을 파악하고, 수정해나가는 식의 접근이 필요합니다.
개선 방안 : IT업계에서는 이미 오래전부터 빠른 속도로 변화하는 소비자의 Needs를 따라가고 반영시키기 위해 고전적인 방식의 업무 프로세스가 아닌 Agile Scurm 방식을 도입하여 진행하고 있습니다. Agile Scrum Framework은 한 가지의 프로그램을 개발하기 위하여, 단 한번의 기획과 개발, 디자인을 거치는 것이 아닌, 최소한의 기능을 갖춘 프로그램 개발을 시작으로 소비자와 시장의 Feedback을 통해 발전해 나가는 방식입니다.
HY:phen에서는 Agile Scrum Framework을 총학생회 구조에 맞게 도입하여, 학우분들과 반복적인 소통을 통해 더욱 더 학우분들께서 원하시는 방향의 개선안을 마련하겠습니다.
전문성을 위한 구조 개혁
